TickTick – Tehtävälista aikataulutettuna viikkokalenteriin

Kun lähestytään loppuvuotta, tehtävälistani paisuu paisumistaan. Maanantaisin tehtäviä on yleensä sellaiset 48 kappaletta. Olen etsinyt pitkään itselleni toimivaa tapaa järjestellä tehtävät ja kalenterit jotenkin järkevään kokonaisuuteen. Minulla on ollut kolme kriteeriä, joista en jousta:

1. Kotiasiat ja työasiat toimittava kivasti yhteen samassa sovelluksessa, kuitenkin niin että pystyy jotenkin järkevästi erottelemaan tehtävät toisistaan.
2. Toimiva mobiilisovellus. On pystyttävä lennosta lisäämään ideoita ”backlogiin” tehtäviksi.
3. ”Time blocking” tapa, eli tehtävät voi raahata kalenteriin, jotta näkee visuaalisesti milloin ja kuinka pitkään missäkin menee.

Nämä kriteerit ovat toteutuneet vain muutamissa sovelluksissa. Polkuni todoappien kanssa on mennyt seuraavasti:

1. Todoist – Tehtävälista, joka saa oikeasti tekemään asioita (2014)
2. Tweek – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin (01/2022)
3. Sunsama – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin (05/2022)
4. Akiflow – Astetta parempi sovellus tehtävien ja kalenterin hallintaan (05/2022)

Tässä välissä on tullut testattua kymmeniä ja taas kymmeniä sovelluksia, ennen kuin olen löytänyt sen sopivan. Suurimmassa osassa tehtävä-äppejä on pahoja puutteita. Nyt on viides vakituinen sovellus menossa ja tämän sovelluksen nimi on TickTick.

Miksi vaihdoit, taas?

En hehkuttanut Akiflowta turhaan toukokuisessa kirjoituksessani. Käytin sitä päivittäin puolen vuoden ajan töissä ja kotona. Käytön aikana appin epäkohdat rupesivat kuitenkin kasaantumaan. Isoimmat miinukset Akiflowssa ovat tämän kirjoittamishetkellä:

1. Ei alatehtäviä. Tämä on heittämällä isoin puute tällä hetkellä, koska kun tehtäviä kerääntyy iso kasa, niitä on mahdoton pilkkoa pienempiin osiin. Akiflowssa on valintaruudut tehtävän alla, mutta ne eivät toimi kovin selkeästi ja esimerkiksi mobiilisovellus siivoilee ne tällä hetkellä pois kokonaan. Alatehtävät on ollut tuloillaan vuodenpäivät, mutta en jaksa enää odotella. Yksitasoiset tehtävät aiheuttavat kaaoksen silloin kun tehtäviä on yli kymmenen listalla.
2. Ei tarpeeksi lajittelumahdollisuuksia, esim. alanimikkeisiin. Esimerkiksi kansiot eivät tee mitään. Alanimikkeet auttaisivat huomattavasti tehtävien jäsentelyssä. Myöskään kotiin liittyviä tehtäviä ei saa kätevästi piiloon työajalla.
3. Puutteellinen mobiilisovellus. Beta oli riemastuttava asia, mutta betaksi se jäi. Pitkään aikaan ei ole tullut kehitystä sovellukseen, se bugittaa ja kaatuu, tehtävät eivät synkronoidu reaaliajassa ja niin edelleen. Käytän tehtävälistaa paljon mobiilissa ja sen on vain toimittava.
4. Hiirikäyttäjää ei ole mietitty. Näppäinkomennot Akiflowissa ovat ylivertaisia, mutta niitä ei yksinkertaisesti tule käytettyä. Hiiren käyttäjä joutuu klikkaamaan yksinkertaiset asiat monen klikkauksen ja valikon kautta. Esimerkiksi, jos tehtävän haluaa siirtää huomiselle, vaatii se kolme klikkausta. Suodatinhommiin en edes lähde, siinä menee hyvinkin neljä klikkausta, jos haluaa tietyt tehtävät piiloon tai näkyviin.

TickTick – Tällä hetkellä paras tehtäväsovellus

Käytin TickTickiä joskus yli viisi vuotta sitten ja totesin sen olevan ”Tokmanni-versio Todoistista”. Se oli silloin buginen ja kökkö Todoist-kopio. Siksi jätin sen pois testattavien sovellusten listaltani pitkään, kun ajattelin sovelluksesta edelleen samoin. Eräänä päivänä kuitenkin googlettelin kuvahausta jälleen ”calendar time blocking todo app” tai vastaavaa ja silmääni osui TickTickin kalenteri:

En tiennyt, että TickTickiin on kehitetty kalenteriominaisuus, joten yllätyin iloisesti. Huomasin, että tässä vuosien varrella TickTickistä on kehitetty kokonaisvaltainen todo-sovellus, jossa on modernit ”time blocking”-ominaisuudet. Päätin antaa TickTickille toisen mahdollisuuden.

Kaikki ominaisuudet, joita olen kaivannut

TickTickissä jokainen toiminnallisuus on kuin minulle mietitty. En voinut uskoa, että sovelluksesta on saatu niin hyvä, kun mielikuvani oli jotain ihan muuta. Vaikka toiminnallisuutta on tullut paljon lisää, niiden määrä on pysynyt silti lapasessa. Turhia ominaisuuksia ei ole.

Mikä sitten TickTickissä on parasta, siis niiden itsestäänselvyyksien lisäksi että käyttöliittymä on selkeä ja toimii äärimmäisen nopeasti? Avataan toiminnallisuuksia seuraavaksi.

Sovellukset löytyvät joka laitteelle ja ne toimivat täsmälleen samalla tavalla

Nykyajan sovelluskehityksessä vihaan sitä trendiä, että ei mietitä universaalisti vaan etenkin mobiilisovellus on jokin hähmäinen ja buginen ”companion app”, josta löytyy 1% desktop-sovelluksen ominaisuuksista. Molemmat sekä Akiflow että Sunsama olisivat täydellisiä softia, jos ne toimisivat joka laitteella samalla tavalla, mutta kun ne on mietitty vain työpöytälaitteelle ja niistä hädin tuskin löytyy edes selainversiota.

TickTick on toista maata. Se on tehty mobiilin näkökulmasta ja kaikki samat ominaisuudet löytyvät joka laitteelta ja tietenkin myös selainversiosta. Esimerkiksi Akiflowssa ei ole selainversiota ollenkaan.

Alatehtävät ja ala-alatehtävät

TickTickissä tehtäviä voi lajitella alatehtäviin ja ala-alatehtäviin. Yksittäisen tehtävän saa klikattua pieneen popup-ikkunaan, josta on helppo napsia tehtäviä niin, että muut asiat eivät häiritse.

Aivan killeriominaisuus, sillä maanantain 48 tehtävää pystyy sortteeraamaan helposti päätehtäviin kuten ”Sälät” ja ”Projekti X”. Yht’äkkiä tehtäviä onkin se 5-10, joiden alla selkeät askelmerkit etenemiseen.

Kotiasiat ja viikkotavoitteet piiloon työajalla – piilotetut kategoriat ja suodattimet avuksi

Ehkä ihanin TickTickin toiminnallisuus on, että halutun kategorian tehtävät saa piiloon yleisestä ”Tänään”-näkymästä. Todoistissa ja Akiflowssa molemmissa ärsyttää se, että kun toimistolla katsoo ”Tänään”-listaa, siellä näkyy ”Muista pestä pyykkiä”-tyyppiset tehtävät samassa läjässä. Tiedän, tänään pitää pestä pyykkiä, mutta vasta illalla kun pääsen kotiin. En haluaisi katsella koko työpäivän ajan näitä kotitehtäviä. Ne sotkevat keskittymistä ja organisointia, ovat tiellä ja häiritsevät, mutta niiden on kuitenkin pakko olla listassa.

TickTickissä voin luoda kotiin ja vapaa-aikaan liittyviä listoja ja sinne alle tehtäviä, joita mietin myöhemmin vapaalla ollessani. Näille voin luoda suodattimen ”Kotiasiat tänään”, jota klikkaamalla saan kätevästi auki listan, jonka voin avata kotiin päästyäni.

Tämä ominaisuus mahdollistaa myös ”Viikkotavoitteet” -listan, johon voi listata viikon pääasiat. Listan voi vielä koristella 🏆-pokaaliemojilla. Todella näppärä ominaisuus!

Sticky-notet eli post-it -laput

En tiennyt tarvitsevani tätä ominaisuutta, mutta jokaisen tehtävän saa yksittäin auki sticky noteksi, jonka voi siirtää vaikka nurkkaan niin, että se on kaikkien muiden ikkunoiden päällä. Tehtävään voi kirjoittaa muistiinpanoja.

Itse käytän toistuvaa tehtävää ”Päivän tavoitteet – Sticky note”, jossa on placeholderina aina sama asia: ”Onko tänään säläpäivä? Mikä on pääfocus? Muut muistiinpanot tähän”. Kirjoitan nämä ylös ja pidän lapun nurkassa, jotta keskittyminen säilyy asiassa koko ajan. Tarvittaessa täydennän muistiinpanoja.

Ei enää erillistä kategoriaa tai listaa rutiineille

TickTickissä on mukana simppeli tapaseuranta. Olen aiemmin käyttänyt Rutiinit-kategoriaa, mutta nyt jatkossa se on tarpeeton. Käytän edelleen Loop trackeria tapojen kokonaiskuvan seuraamiseen, mutta asiat joita pitää tehdä joka päivä on kätevä lisätä samaan todoappiin jatkossa.

Eisenhowerin matriisi

Jälleen kirsikkana kermakakun päällä, mukana on Eisenhowerin matriisi sisäänrakennettuna ominaisuutena. Olen aiemmin kasannut tätä kategorioiden avulla, mutta se on ollut kankeaa niin. Mikä parasta, TickTick priorisoi tehtävät automaattisesti myös muissa näkymissä matriisin mukaisesti. Tärkeä ja kiireellinen on ykkösprio, ja niin edelleen.

Loistava ominaisuus tämä näkymä, josta olen haaveillut!

Pomodoro/Focus-ajastin

TickTickissä on sisänrakennettu keskittymisajastintoiminto. En itse käytä Pomodoroa, mutta keskittymisajastimelle sen sijaan on käyttöä. Kaikkea ei voi tai kannata träkätä Clockifyssa ja sen kello ei ole tarpeeksi iso, jotta keskittyminen aina säilyisi. TickTickin ajastimen saa koko ruutuun toiselle näytölle ja kello näyttää aina mitä on tekemässä. Toimii!

Selkeyttä tehtäviin – puolivillaiset eivät jää piiloon vaan päätyvät ”Won’t do”-listalle

TickTickissä ei ole ”Someday”-listaa kuten Akiflowssa, vaan ainoastaan Inbox ns. ”backlogille”, omat kategoriat ja I won’t do, jonka idea on yksinkertainen: Siirrä tänne kaikki turhat tehtävät jotka olet lisännyt, mutta joita et aio tehdä. Tähän käy tietysti myös roskakori, mutta ”en tee”-lista auttaa hahmottamaan asiat, jotka eivät ole juuri nyt tärkeitä – tai välttämättä koskaan. Sieltä ne voi sitten heittää roskiin surutta.

”Someday”-lista on huono, koska sinne kertyy tuhoton määrä jopa oikeaakin tavaraa ja niitä on sitten hauska koittaa kaivella niiden kymmenien turhien tehtävien joukosta.

Kalenteri eri näkymässä – mutta se ei ole välttämättä huono asia

Kalenteri on TickTickissä omassa välilehdessään ja se on tavallaan ainoa ”miinus”, jos on tottunut Akiflowhin ja Sunsamaan, jossa kalenteri on samassa näkymässä tehtävien kanssa. Kalenterin vieressä on sivupalkki, jossa näkyy tehtävät joita ei ole vielä aikataulutettu. Eli TickTick rohkaisee aikatauluttamaan.

Mutta voi pojat, kalenteri on TickTickissä loistava. Se toimii nopeasti ja sujuvasti tapahtumien kanssa, joita voi tuoda Googlen lisäksi monella muullakin tavalla, vaikka paikallisesta tiedostosta. Eniten pidän siitä, että tehtävien suodattimet toimivat myös kalenterin puolella. Esimerkiksi jos minulla on ”Tänään huomiota vaativat”-suodatin, joka näyttää ykkösprioriteetin tehtävät, saan sitä klikkaamalla kaikki muut aikataulutetut asiat myös kalenterista piiloon!

Pidän myös siitä, että kalenterissa on automaattisesti kaikki aikataulutetut tehtävät, jotka vain odottavat raahaamista paikoilleen tai alatehtäviksi. Voin klikata meneillään olevan palkin auki ja nähdä siinä kaikki ala- ja ala-alatehtävät suoraan.

Kalenterissa on myös zoom! Eli tehtäviä voi tarvittaessa pilkkoa tosi pinempiin osiin myös suoraan, jos ne on peräkanaa toteutettavia. Olen kuitenkin useimmiten kokenut päätehtävä-alatehtävä-menetelmän järkevämmäksi.

Eikä siinä vielä kaikki – tilastot!

TickTickin tilastot mittaavat oikeasti ihan kaikkea. Tilastot eivät ole todosovelluksessa välttämättömyys, mutta minua ne ainakin motivoivat kehittymään ja parantamaan tehokkuutta.

Loppusanat

TickTickissä on paljon hyvää ja se on tällä kertaa valintani henkilökohtaisten tehtävien hallintaan niin työ- kuin vapaa-ajallakin. Suosittelen.

Huom. Tämä ei ollut maksettu mainos, vaan pidän oikeasti sovelluksesta.

Piditkö tekstistä? Tarjoa kahvit!

Roni Laukkarinen

Kirjoittaja on 36-vuotias elämäntapanörtti, ammatiltaan yrittäjä ja teknologiajohtaja perustamassaan digitoimistossa, verkkosivujen tekijä, koukussa kirjoittamiseen 5-vuotiaasta. Päivät kuluu monipuolisen musiikkiharrastuksen, retropelien ja koodaamisen parissa, mutta arkea piristyttää myös vaimo ja kaksi lasta. Mastodon ja leffat lähellä sydäntä.

Lue Rollesta lisää