Sunsama – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin

Heti alkuun: Tämä ei ole millään tavalla kaupallinen yhteistyö tai sponsoroitu kirjoitus, vaan minä pidän todella työkalusta. Artikkeli on päivitetty ajan tasalle tammikuussa 2024.

Huom: Osa tekemisestäni on ajan saatossa muotoutunut, esim. niputan tehtäviä alatehtäviksi uuden merge-ominaisuuden myötä ja yhdistelen Todoistia workflowhin esim. loma-aikaan (ks. Reddit-postaukseni). Asiasisältö tässä artikkelissa on kuitenkin sama.

Unohda kaikki mitä olen aikaisemmin kirjoittanut tehtävälistoista. #InboxZero-ajattelun kannattajana olen tehnyt montaa asiaa väärin.

Muistin virkistämiseksi, olen kirjoittanut tuottavuudesta ja tehtävälistoista mm. seuraavissa kirjoituksissa (osa edelleen päteviä):

• Top 5 uuden sukupolven tehtävälistasovellusta digialan tekijälle (toukokuu 2023)
• TickTick – Tehtävälista aikataulutettuna viikkokalenteriin (marraskuu 2022)
• Akiflow – Astetta parempi sovellus tehtävien ja kalenterin hallintaan (toukokuu 2022)
• Tweek – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin (tammikuu 2022)
• The importance of tracking time in your personal productive workflow (2021)
• Tehokkuutta työskentelyyn Todoistin avulla (2017)
• Tehtävälista, joka saa oikeasti tekemään asioita (2014)

Nämä kirjoitukset antavat suuntaa, mutta ovat monelta osin kuva ajalta, jolloin vielä etsin ”sitä oikeaa” tapaa tehdä asioita. Luulin olevani oikeassa. Luulin tietäväni. Mutta kuinka väärässä olinkaan. Kun aiemmin ahdistuin tehtävämäärästä, se johtui siitä että minulla ei ollut toimivaa systeemiä. Todoistini oli hujan hajan täynnä käyttämättömiä tunnisteita ja tehtäviä, joita en oikeasti aikonut tehdä.

Rollen (vanha) produktiivisuusmalli kaikessa yksinkertaisuudessaan

Nyrkkisääntöni ovat olleet seuraavat:

1. Kirjaa ylös kaikki asiat, joita et tee heti. Siis ihan kaikki. Pidempiin muistiinpanoihin ”vara-aivoina” toimii muistiinpanosovellu, esimerkiksi selaimella, koneella, puhelimella toimiva ilmainen Simplenote. Varsinaisiin tehtäviin tehtäväsovellus (tästä jäljempänä lisää). Tehtävät voivat olla niinkin vähäpätöisiä kuin ”mieti enemmän asiaa X tiistaina” tai ”varmista työkaverilta miten asia Y tehdään”. Mikään tehtävä ei ole liian pieni, kaikki kannattaa listata. Ne on helppo sitten ruksia pois kun asia tai ajatus on hoidettu.
2. Mieti etukäteen mitä teet tänään ja viikon alussa (tai makusi mukaan viimeisenä viikon lopussa) mitä teet tällä viikolla.
3. Aikatauluta kaikki tehtävät, jotta tehtävät pysyvät silmien edessä. Jos aikatauluun tulee muutoksia, lykkää vähemmän tärkeät huomiselle tai ensi viikolle. Näin ne tulevat ennemmin tai myöhemmin vastaan, eivätkä jää killumaan.

Siinäpä se. Asioiden listaaminen ja aikatauluttaminen on tietenkin hyvä juttu. Tämä malli kuitenkin herättää muutaman oleellisen kysymyksen, jotka jäävät pahimmillaan mysteeriksi pitkäksi aikaa:

• Kuinka hallita tehtävien leviämistä?
• Miten pitkään kunkin tehtävän tekemisessä kestää?
• Mitä jos tehtävä on liian iso möhkäle ja se ei valmistu ikinä?
• Mitä jos ei ehdikään kaikkea ja mistä sen tietää?

Aika pitkään ladoin samalle päivälle liikaa tehtäviä (koska en hahmottanut niiden kestoa ja sen vuoksi päivän kulkua) ja koetin vain taklailla niitä niin paljon kuin pystyn. Lopputuloksena ylipitkät työpäivät ja ihmettelyt päivän päätteeksi, että mihin se aika valui ja miksi tuntuu, ettei silti saanut mitään aikaan… ”Hallittuun kaaokseen” on helppo ajautua vuosikausiksi, kun on liikaa tekemistä ja muka-näennäinen tapa organisoida tehtäviä.

Todoistin aikataulutusominaisuudet ja erityisesti parin kuukauden Tweek-kokeilu saivat hahmottamaan viikkoa hieman paremmin, kun tehtävät näki selkeästi suoraan kalenterinäkymässä. Tehtävien sullominen tietyille päiville viikkonäkymään ei kuitenkaan poistanut ongelmaa, jossa tehtävämäärä paisui päivätasolla liialliseksi ja viikko turposi sitä mukaa kun tehtäviä latoi päiviin lisää.

Rollen (uusi) ja freesattu produktiivisuusmalli

Nyrkkisäännöt:

1. (Tämä vaihe on täsmälleen sama kuin aina ennenkin, eli nyt tulee vähän toistoa) Kirjaa ylös kaikki asiat, joita et tee heti. Siis ihan kaikki. Pidempiin muistiinpanoihin ”vara-aivoina” toimii Simplenote tai Sunsaman tehtävän Focus-näkymä, varsinaisiin tehtäviin Sunsama. Tehtävät voivat olla niinkin vähäpätöisiä kuin ”mieti enemmän asiaa X tiistaina” tai ”varmista työkaverilta miten asia Y tehdään”. Mikään tehtävä ei ole liian pieni, kaikki kannattaa listata. Ne on helppo sitten ruksia pois kun asia tai ajatus on hoidettu.
   
2. Arvioi jokaiselle tehtävälle kesto.
3. Aikatauluta jokainen tehtävä kalenteriin (Sunsama) päivälle, jolloin tehtävää tehdään. On ihan OK jättää joitakin pieniä tehtäviä siirtämättä kalenteriin, mutta jos pientä sälää tulee paljon, kannattaa ne niputtaa yhteen tehtävään ja laittaa sälät alatehtäviksi. Jokaiselle muotoutuu varmasti tähän paras, omanlainen tapa.
4. Joka maanantai: Käy koko viikon tehtävät läpi ja listaa ne kalenteriin kestoineen.
5. Joka aamu: Käy päivän tehtävät läpi. Tee tuunauksia tarvittaessa.
6. Jokaisen päivän päätteeksi: Reflektoi päivää, teitkö sitä mitä pitikin? Jos kyllä, hyvä, jos ei, mieti missä voisi kehittyä. Kirjaa ylös.

Luin kolme kirjaa aiheesta ja vahvistuin siitä, että olen tehnyt asioioita melkein oikein. Toimintamallini on siis nykyään seuraavien välimuoto erilaisista opeista, jotka löydät näistä kirjoista:

• Grip. Miten hallitset viikkoasi, vuottasi, elämääsi
• Tehokkuuden taika
• Antisäätäjä

Oikeasti tämä uusi tapa tehdä asioita ei edes ole minulle niin uusi, olen aina pyrkinyt organisoimaan tekemiseni mahdollisimman tarkkaan. Kuitenkin vasta tänä vuonna metodini ovat hioutuneet toimivimmaksi mahdolliseksi näiden uusien oivallusten myötä.

Aikapohjainen tehtävälista

Olen tiennyt aikapohjaisesta tehtävälistasta (engl. Time Blocking), mutta en ole koskaan syttynyt ajatuksesta listata tehtäviä esimerkiksi Google-kalenteriin. Se johtuu siitä, että kalenterimerkintä ei ole tehtävä. Sitä ei voi ruksata tehdyksi. Se vain killuu kalenterissa. Kalenteri on tarkoitettu tapahtumille ja tapaamisille, ei tehtäville. Olen aina hämmästellyt kun porukka listaa kalentereihinsa koko päivän tapahtumia tyyliin ”Kastele kukat”. Toistan: Kalenteri ei ole tehtävälista.

Aikablokkauksessa on kuitenkin etunsa. Kun näet mitä pitää juuri nyt olla tekemässä, tulee positiivinen mentaalinen paine suorittaa meneillään oleva asia aikaraameissa loppuun. Tiedät tasan tarkkaan missä mennään, sen kun vain katsot kalenteriasi. Mutta kalenteri yksinään ei riitä tähän, tarvitaan kättä pidempää, työkalu, jolla saa kalenterimerkinnät tehtäviksi ja toisin päin.

Vuosien varrella olen oppinut, että tehtävät on aikataulutettava, jotta ne tulee tehdyksi. Mutta miten sen teet, kun päivässä on useampi tehtävä, joiden kestoa et tiedä? Tähän on yksi vastaus: Työkalu, joka minun tapauksessani on Sunsama. Sunsaman myötä minäkin innostuin aikapohjaisesta tehtävälistasta täysillä. Ei ole enää paluuta vanhaan.

Aikapohjaisen tehtävlistan edut:

1. Sitoudut oikeasti tekemään tehtäviä tiettyinä aikoina
2. Keskityt tekemään yhtä asiaa kerrallaan
3. Asiat tulee varmemmin aloitettua ajallaan ja tehtyä loppuun
4. Opit priorisoimaan asiat tärkeysjärjestykseen, koska siinä hetkessä ei-tärkeälle tekemiselle ei vain jää aikaa
5. Tehtävälistalle ei pääse kiilaamaan muka-tärkeät tehtävät ulkopuolelta, koska aika on varattu jo muihin tehtäviin. Aikaa voi toki aina järjestellä uudelleen, mutta on pakotettuna priorisointiin, koska kaikkea ei voi tehdä samaan aikaan
6. Tekemättömyydenkin voi aikatauluttaa

Ymmärrän, että minun tapani ei toimi kaikille. Oikeastaan olen saanut kuulla, että tämä on sulaa hulluutta, sillä eihän kukaan aikatauluta noin ja kuka muka aina jaksaa suorittaa? Mallini on kuitenkin kaukana suorittamisesta. Tämä luo vapautta.

Hyväksy, että aina on tekemistä

Ehkä suurin oivallus hiljattain oli sen hyväksyminen, että aina on tekemistä. #InboxZero-ajattelu on vienyt minua vuosien varrella siihen suuntaan, että mielenrauhan voi saavuttaa ainoastaan silloin kun tehtävälista on tyhjä. On hiljalleen alkanut ahdistaa se, että esimerkiksi työpäivän jälkeen olisi vielä vapaa-ajalla ”tehtävää”. Tehtävistä on tullut tavallaan raskas suorite, eikä se kiva juttu mitä tekee niin töissä kuin vapaallakin.

Kun hyväksyt sen, että et voi ikinä päästä täydelliseen suorittamiseen ja jatkuvaan tyhjään tehtävälistaan, sallit itselleni sen, että tehtävälistalla saa olla tekemättömiä asioita. Kunhan vain tiedän mitä teen seuraavaksi. Siinä kohtaa kun kalenterissa on vain ne asiat, joita täytyy tehdä ja joita myös haluan tehdä, on helpompaa suhtautua tehtävälistaan vaan ”kasana asioita”, jotka jossain vaiheessa tulee organisoitavaksi tai jopa suoraan tehdyksi.

Tärkeintä on nähdä edistyminen. Tehtävälistat, joissa tehtävät vain katoavat jonnekin, eivät motivoi, koska ne luovat illuusion siitä, että suoritetuilla tehtävillä ei ole enää mitään väliä. Tästä ominaisuudesta en pitänyt Todoistissa. Sunsamassa tehtävät eivät koskaan täysin katoa, paitsi ajan saattelemana.

Heippa Tweek ja Todoist, tervetuloa Sunsama!

Tweek tai Todoist ovat edelleen astetta parempia tehtävälistoja. Nämä eivät kuitenkaan poista suurinta ongelmaa: Kyseessä on vain tehtävälista. Pelkältä listalta et hahmota tehtävien kokoa tai kestoa.

Kuten jo kirjoituksen alussa mainitsin, suurin haaste tehtävälistoissa on ajanhallinta tehtäviä tehdessä. Kun listaamme kasan tehtäviä, emme hahmota niihin kuluvaa aikaa. Joidenkin tehtävien suorittamisessa menee muutama minuutti, jotkin tehtävät vaativat päivätolkulla aikaa.

Kun päivän tunkee täyteen tehtäviä ja alkaa tekemään niitä, tajuaa monesti, ettei aika riitä millään kaikkeen. Olen itse sortunut menneisyydessäni ylisuorittamiseen ja nykyään koitan välttää sitä kuin ruttoa. Haluan tehdä järkevän määrän päivässä, etten pala loppuun.

Sunsama yhdistää kätevästi tehtävälistan, kalenterin ja kolmannen osapuolen palvelut

Sunsama tukee mm. Slackia, GitHubia, Todoistia, Trelloa, ClickUpia, Jiraa, Notionia ja Asanaa. Eli jos olet vielä ”kiinni” jossakin toisessa sovelluksessa, kaikista näistä voit tuoda asioita tehtäviksi Sunsamaan.

Myös Slack-viesteistä ja Gmail-sähköposteista voi tehdä tehtäviä. Kätevää erityisesti InboxZero-ihmisille, eli kun hoidettava asia tulee vastaan niin sen voi lisätä tehtäväksi ja laittaa varsinaisen viestin arkistoon tai luetuksi.

Sunsaman idea on lyhyesti seuraava:

1. Päätä toistuva ajankohta, jolloin suunnittelet tulevan päivän kulun tai koko viikon tehtävät etukäteen
2. Lisää tehtävät kalenteriin, joka synkronoituu oikean kalenterisi kanssa.
3. Kellota tehtävään kuluva aika, jotta voit vertailla aikaa arvioituun aikaan ja oppia kauanko tietyntyyppisten tehtävien tekemiseen menee aikaa
4. Suorita tehtävä kerrallaan ja huomaa, että olet tehokkaampi!

Saattaa näyttää ensialkuun sekavalta, mutta se ei sitä ole. Käyttöön harjaantuu nopeasti. Sunsamassa on käytännössä neljää eri näkymää:

• Koko viikon tehtävälista
• Koko viikon kalenterinäkymä
• Tämä päivä
• Focus-näkymä (vain käynnissä oleva tehtävä)

Käytän itse viikkokalenterinäkymää siihen, että suunnittelen joka maanantaiaamu koko viikon tehtävät kerralla. Esimerkiksi tämä viikko näyttää tällä hetkellä tältä:

Kuten huomaat, kalenterissa on tyhjiä kohtia. Tyhjät varaan yleensä joillekin seuraavista:

• Joudun siirtymään paikasta toiseen
• En tee mitään suunniteltua
• Keksin myöhemmin kohtiin jotain tekemistä

Sunsamassa on hienointa myös se, että voi asettaa myös koko viikon tavoitteet (ylläolevassa kuvassa oikean laidan Weekly Objectives). Tätä teemme jo Duden Slackissa muutenkin, joten Sunsama tukee jo tuttua mallia. Näihin viikkotavoitteisiin voi sitten linkata tehtäviä viikolta ja ne näkyy viikkotavoitteiden alla. Klikkaamalla saa myös auki viikkonäkymän, jossa näkyy suoraan minä päivänä keskittyy mihinkin tavoitteeseen.

Sunsama pitää huolta

Sunsaman valtti on se, että se huolehtii. Voit ilmoittaa sille ajat jolloin, teet töitä ja tähän aikaikkunaan on mahdutettava kaikki tekeminen. Et voi tehdä määrääsi enempää, koska olet arvioinut jokaiselle tehtävälle ajan erikseen.

Sunsama käy joka aamu läpi päivän epistolan. Aamulla myös päätetään aika, jolloin lopetetaan työnteko. Kun tuo aika koittaa, käydään päivän tekemiset läpi ja kysytään menikö kuten oli suunniteltu? Holhoamisen saa myös pois päältä, mutta itse pidän näistä toiminnoista, jotka auttavat parantamaan tehokkuutta ja keskittymään meneillään oleviin tärkeisiin asioihin.

Sunsama siis tukee jo melkein produktiivisuusmallia yksinäänkin! Mutta miksi melkein? Lue eteenpäin.

Mites sitten ne nopeat ja pienet tehtävät?

Jep, on olemassa nopeita ja pieniä tehtäviä, joita on vain laitettava ylös, jotta ne muistaa tehdä. Kaikista nopeimmat kannattaa tehdä heti alta pois, mutta muuten niitä kannattaa aikatauluttaa 5-10min sykleihin Sunsamaan tai vaikkapa yhdeksi isoksi tehtäväksi, jolle lisää alatehtävät.

Sunsaman ainoa puute on myös (tämän kirjoittamishetkellä) se, että se ei sisällä muistutuksia tai hälytyksiä. Siksi nämä tärkeämmät, joista tarvitsee muistutuksen, on hyvä lisätä Google-kalenteriin muistutuksen kera.

Vähäpätöiset tehtävät voi lisätä ilman aikaa Sunsamaan, Backlogille tai vaikkapa Todoistiin. Aika ajoin kun näitä käy läpi, huomaa että osa ei ollut tehtäviä alunperinkään. Jossain ne apinanhommatkin on kuitenkin oltava, jotta ei tarvitse miettiä ”mitäs sitä pitikään joskus tehdä”.

Kun käytät Sunsamaa, tiedät mihin aikasi kuluu

On olemassa Timing, RescueTime ja WakaTime (joita suosittelen käyttämään rinnalla, jos haluat vielä nippelidataa), mutta Sunsama kertoo jotenkin paljon kivemmin ja yksinkertaisemmin päivän päätteeksi mihin se aika oikein upposi:

Tiedon pohjalta on aina viisaampi seuraavana päivänä. Sunsama yhdistää kätevästi tilastoihin myös reflektoinnin, se kysyy miten meni ja asiat voi kirjata ylös tekstitse. Reflektointi on tärkeää, ennen ja jälkeen rupeaman. Se motivoi myös jatkamaan. Asioista jää muistijälki ja työnteko tehostuu.

Loppusanat

Aikataulutan nykyään lähes kaiken, myös vapaa-ajalla. Allekirjoitan Leo Straniuksen väitteen siitä, että säntillinen elämän aikatauluttaminen luo vapautta kun tietää mitä pystyy milloinkin tekemään, eikä aika vain ”häviä jonnekin”.

En yleensä aikatauluta viikonloppujani mitenkään erityisemmin, ellei ole jostain syystä vähän enemmän tekemistä. Mutta tyhjätkin kohdat ovat mallini toteuttamista, sillä nekin ovat päätöksiä siitä, että ei tee mitään ihmeellistä tai antaa mennä fiiliksen mukaan. Arjessa on kuitenkin paljon kätevämpää pitää struktuuri, joka joustaa sitä mukaa kun muutoksia tulee. Homma ei kaadu siihen, jos joutuu hieman järjestelemään kalenteriaan, sitä joudumme tekemään työelämässä ihan muutenkin.

Innostuitko? Kauhistuitko? Pistä ihmeessä viestiä alle tai somessa, vastailen mielelläni.

Hyviä artikkeleita tehtävälistoista ja Sunsamasta

• How I Use Todoist & Sunsama to Power My Task and Energy Management System
• Why Productivity Apps DON’T Work

Piditkö tekstistä? Tarjoa kahvit!

Roni Laukkarinen

Kirjoittaja on 36-vuotias elämäntapanörtti, ammatiltaan yrittäjä ja teknologiajohtaja perustamassaan digitoimistossa, verkkosivujen tekijä, koukussa kirjoittamiseen 5-vuotiaasta. Päivät kuluu monipuolisen musiikkiharrastuksen, retropelien ja koodaamisen parissa, mutta arkea piristyttää myös vaimo ja kaksi lasta. Mastodon ja leffat lähellä sydäntä.

Lue Rollesta lisää