Arkistomatskua
Otathan huomioon, että tämä on yli 2 vuotta vanha artikkeli, joten sisältö ei ole välttämättä ihan ajan tasalla. Olin artikkelin kirjoittamishetkellä 34-vuotias.
Produktiivisuusnörttinä kahlaan läpi jatkuvasti uusia sovelluksia, koska aina voi löytyä vielä parempi käytössä olevan tilalle. Maailma ei ole koskaan valmis.
Produktiivisuustyökalujen osalta olen kertonut historiaa viime kirjoituksessani, joten skipataan se tästä. Aikajanan hahmottamiseksi listataan nyt kuitenkin jo kirjoittamani artikkelit erilaisista sovelluksista:
- Sunsama – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin (toukokuu 2022)
- Tweek – Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin (tammikuu 2022)
- The importance of tracking time in your personal productive workflow (2021)
- Tehokkuutta työskentelyyn Todoistin avulla (2017)
- Todoist – Tehtävälista, joka saa oikeasti tekemään asioita (2014)
Cal Newportin Deep Work -kirjan (2016) jälkeen markkinat ovat suorastaan räjähtäneet erilaisista tuottavuutta lisäävistä appeista. Ja hyvä niin. Olen kahlannut läpi kaikki potentiaaliset ja jatkan scouttailua säännöllisesti. Sunsaman kaltaisia ei ole tullut vastaan kovin montaa.
Jotkut ehdottavat vastineeksi appeja kuten Monday, Friday, ClickUp, Asana ja Notion. Nämä on käyty läpi, mutta juuri edellä mainitut muunmuassa ovat minulla pannassa, ne ovat liian laajoja ja koittavat tehdä kaikkea kerralla. Nämä ovatkin toisaalta enemmänkin projekityökaluja, eivät henkilökohtaisia tehtävän- ja ajanhallintasovelluksia. Jos projektityökalua haikailet, suosittelen Heightiä, sitä käytämme töissä. Ennen mainion Heightin ilmaantumista käytimme Favroa, joka on universumin toiseksi paras projekityökalu. Tästä kirjoitin firmamme blogissa otsikolla Digitoimiston työkalut ja workflow (2020).
Tuntuu, että monella appilla menee tässä kohtaa puurot ja vellit sekaisin. Näitä kahta maailmaa voi olla vaikeaa yhdistää, sillä monesti keskitytään puhtaasti työasioihin, kun itse haluan että myös muuta elämää voi hallita saman työkalun kautta. Ei ole olemassa mitään ”työelämää” ja ”elämää” erillään toisistaan, muuten kuin ehkä tehtävien osalta. Mutta samaa elämää se on. Siksi kannattaa hankkiutua työhön, josta nauttii. ”Work-life-balance”, mitä se on? On vain yksi elämä, joka on tasapainossa.
Luulin käyneeni kaikki kököt Sunsaman vastineet läpi (Amazing Marvin, TimeBlocks, Edo Agenda, TimeTree), mutta sitten…
Mukavaa, että Twitterissäkin jengi tajuaa, että rakastan erilaisten (hyvien) sovellusten testaamista, vertaamista ja arviointia.
Tuumasta toimeen…
Mikä Akiflow? Mikä Sunsama?
Akiflow ja Sunsama ovat molemmat Time Blocking Methodilla toimivia tuottavuusappeja, jotka yhdistävät kalenterin ja tehtävälistan toisiinsa. Sunsama on perustettu vuonna 2013, Akiflow vuonna 2019. Akiflow on siis paljon Sunsamaa uudempi app.
Akiflow on todellinen Sunsaman tappaja
Akiflowin käyttöliittymä miellytti heti alkuun paljon enemmän Sunsamaan verrattuna. Se on selkeä, nopea ja miellyttävä. Yleensä testaan appia pari päivää, ennen kuin kerron todellisen mielipiteeni, mutta Akiflow säväytti heti.
Kalenteri kalenterina, tehtävät tehtävinä
Akiflow on hyvin lähellä Sunsamaa toimintaperiaatteiltaan. Eroja on jonkin verran, mutta ei merkittävästi. Appin tärkein toimintaperiaate on tallella, eli tehtävien aikatauluttaminen kalenterinäkymään. Akiflowin merkittävin ero on, että kalenteri ja tehtävät kulkevat tällä kertaa erillään. Sunsamassa kaikki kalenterimerkinnät ovat oletusarvoisesti tehtäviä. Pidän Akiflowin mallista erottaa nämä siten, että eivät sulje toisiaan pois. Kaikki on silti näkyvissä kalenterissa.
Kalenteri ei ole tehtävälista, mutta tehtävälista ei ole myöskään kalenteri. Aikataulutettu tehtävä voi olla kalenterissa, mutta se on silti tehtävä. Kalenterimerkintä taas on näkyvissä kalenterissa, mutta se ei välttämättä ole aktiivista suorittamista, vaan varaa tietyn ajan tiettyyn asiaan. Esimerkiksi palavereita ei yleensä merkata tehtäviksi, mutta ne on oltava pitämässä paikkaa kalenterissa. Akiflow ratkaisee tämän pitämällä tehtävät tehtävinä ja kalenterimerkinnät kalenterimerkintöinä.
Ei kellotustoimintoa, mutta se taitaa olla hyvä asia
Toinen Akiflowin merkittävimmistä eroista on, että siinä ei ole kellotustoiminnallisuutta, eikä viikkotavoitteita. Sunsamassa nämä ominaisuudet ovat olemassa, mutta nyt tarkemmin ajatellen niillä ei kyllä koskaan ole tehnyt mitään. Viikkotavoitteet jää usein piiloon, päivittämättä ja linkkaamatta päivätehtäviin ja ajanseurannasta ei ole mitään hyötyä sillä se ei linkkaa mihinkään, esim. laskutukseen.
Ajanseurantaan käytän muutenkin eri sovelluksia, laskutettavaan aikaan Clockifya ja muuhun automaattisia työkaluja kuten RescueTime, Timing, WakaTime, CodeStats ja Software.
Jos kellotuksen saisi linkattua esim. Clockifyhin, se olisi hyvä asia. Tästäkin on tiketti auki.
Ilmoitukset siitä missä mennään, linkit suoraan videopuheluihin, huikea Mac menubar app
Sunsama ei ilmoittele mistään mitään. Sen sijaan Akiflow pitää sinut kartalla. Se kertoo hyvissä ajoin milloin seuraava asia alkaa ja pitää ilmoituksen esillä tarvittavan ajan. Macilla sovellus elää yläpalkissa ja kertoo kiinteästi mitä pitäisi olla tekemässä ja kuinka pitkään, ennen kuin seuraava alkaa.
Läpinäkyvä muutosloki, selkeä roadmap, Canny uusiin ominaisuuksiin
Alusta asti olen saanut Akiflowlta nopeat vastaukset mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Akiflown muutosloki on huikea, harvoin näkee yhtä selkeää ja läpinäkyvää väylää uusista ominaisuuksista.
Myös tulevista ominaisuuksista näkee reaaliaikaista infoa Akiflowin Cannyssa. Pistinpä minäkin useaan uuteen ehdotukseen ääneni ja pari omaakin. Toivon silti, että Akiflow pitää skarpin linjan, eikä lähde rönsyilemään ominaisuuksiin, jotka eivät tähän työkaluun kuulu.
Akiflow vs. Sunsama
No niin, sitten se tämän kirjoituksen suola. Mitä eroa näissä kahdessa oikeasti on? Listataan plussat ja miinukset.
Sunsama
Integratiot: Google-kalenteri, Gmail, Slack, Asana, Trello, GitHub, Jira, Todoist, Notion- Akiflowia piirun verran selkeämpi Tänään-näkymä, saa piilotettua muut päivät
- Windows ja Mac app Android app (joka tosin myös miinus, sillä se on lähes käyttökelvoton) Tumma teema
- Piirun verran Akiflowia selkeämpi Focus-näkymä
- Viikkotavoitteet
- Akiflowia kivemmat statsit, kiva piirakkastatsi päivän päätteeksi
- Ajan kellotus/seuranta (jolla ei tosin tee mitään?)
- Selkeämpi erottelu työn ja vapaa-ajan tehtävien välillä
- Selainversio
- Opastus, viikon ja päivän suunnittelu ohjatusti (välillä tosin ärsyttää niinä päivinä kun tätä ei tarvitse, menee välillä ”holhoamiseksi”
- Sunsama shutdown, joka päätetään kalenteriin. Välillä tosin ärsyttäväkin ominaisuus, yhtä aikaa plussa ja miinus Tehtävien haku (joka tosin piilossa oikeassa laidassa kuten moni muukin käyttöliittymällinen kukkanen) Kaikenkattava kalenteri-integraatio, joka voi tosin olla myös miinus, jos ei halua suoraan tehtäviään kalenteriin
Tehtävät tulevat automaattisesti kalenteriin, halusi niitä tai ei - Päivän aikana tulevia muutoksia on hankala muuttaa kalenteriin, tehtävien uudelleenjärjestely ja ajoittelu bugaa, kalenteriin raahaaminen yleisesti ottaen jumittaa
- Hidas jopa neljän tonnin Macilla, ilmeisesti huonosti koodattu, hidas focus moden, today moden ja päänäkymän välillä vaihtelu
- Mobiiliapp käytännössä käyttökelvoton, sillä ei voi tehdä mitään, koska hidastelee niin paljon. Ominaisuuksia ei ole nimeksikään. Turha kapistus. Kalenterinäkymän ja taskinäkymän välillä vaihtelu on välillä sekavaa
- hidastelee niin paljon. Ominaisuuksia ei ole nimeksikään. Turha kapistus. Toistuvissa taskeissa ärsyttävyyksiä ja epäjohdonmukaisuuksia, ei toimi kunnolla, ei saa mm. lisättyä kiinteästi kalenteriin tiettyjä asioita tulevaisuuteen
- Sekavahko käyttöliittymä integraatioiden suhteen: Hyödytön Backlog, koska tehtävät hautuvat, eikä sisällä sorttailua. Epäjohdonmukainen arkisto erikseen, lisäksi ”muut tehtävät” kuten Todoist unohtuvat oikeaan sivupalkkiin
- Hintava, markkinoiden kallein produktiivisuussovellus $20 kuukausimaksullaan. Hyvästä kannattaa maksaa, mutta mieluiten parhaasta.
Yhteensä 15/23 pistettä.
Akiflow
- Integraatiot: Google-kalenteri, Gmail, Google Meet, Slack, Asana, Trello, GitHub, Jira, Todoist, Notion, Zoom
- Taskia suorittaessa kuuluu ääni!
- Tulevasta alkavasta taskista tulee ilmoitus ja lempeä ääni
- Macin menubar, näkee heti mitä on menossa ja mitä on tulossa
- Windows ja Mac app Tumma teema
- ”Sections”-väliotsikko on näppärä tehtävien ryhmittelyyn. Tällaista ominaisuutta ei ole Todoistissa eikä Sunsamassa kummassakaan
- Kiva jatkuvasti näkyvissä oleva ”Done today!” (Sunsamassa progress bar ylälaidassa)
- Kalenterin tapahtumat on tapahtumia ja taskit taskeja, kiva jako, näkyvät kuitenkin samassa näkymässä kuten kuuluukin
- Supernopea! Suorituskyvystä iso plussa! Ei takkuile millään laitteella
- Tehtävien haku, joka on selkeästi aina näkyvillä
- Toistuvat taskit toimii Sunsamaa paremmin ilman glitchejä, esim. ajan päivityksen voi jakaa heti muihinkin tehtäviin, muutokset näkyvät välittömästi. Sunsamassa tämä on säätöä…
- Edullisempi kuin Sunsama, 15$ kuukaudessa
- Todoistista ja muista integraatiosta saa paremmin irti, Sunsamassa taskit hautautuu. Akiflowissa ne tulevat heti näkyviin. Myös sähköpostiviestit ja Slack-viestit saa tehtäviksi suoraan niin että linkillä pääsee APPIIN katsomaan
- Mainio käyttöliittymä: Kiva ”Inbox”, josta tulee kotoisa sähköpostimainen fiilis. InboxZero-käyttäjää miellyttävä näkymä
- Sunsaman Backlogin sijaan käytössä on ”Someday”-laatikko, jonne voi tunkea vähäpätöiset tai eliminoitavat tehtävät. Someday on silti joka näkymässä mukana, joten tehtävät eivät hautaudu minnekään vaan app ohjaa niiden hoitamiseen
- Kaikki taskit löytyy yhdestä paikkaa ”All tasks”. Sunsamassa tällaista näkymää ei ole, vaan olet sidottuna viikkonäkymään. Mites 4 viikon päästä tapahtuvat asiat? Tai aikatauluttamattomat asiat? Auts.
- Edullisempi kuin Sunsama, 15$ kuukaudessa
- Enemmän kalenterinäkymiä, joiden välillä on helppo vaihdella. viikonloput saa työarjen ollessa käynnissä kätevästi piiloon.
- Nopeat ja selkeät näppäinoikotiet, jotka mukailevat esim. Googlen käyttämiä jo valmiiksi tuttuja näppäimiä
- Päivän tavoitetehtävät näkyvät tyylikkäästi reunustettuina kalenterissa
- Tehtävät saa kiinteästi kalenteriin ilman että niitä tarvitsee aina lisätä erikseen, toisin kuin Sunsamassa
- Ei pysty jakamaan tehtävää palasiin, esim. jos haluaa jatkaa samaa tehtävää lounaan jälkeen, tämä on mahdollista Sunsamassa (tästä kehitysehdotus olemassa)
- Nimikkeitä (labels) ei voi erotella ”päänimikkeen” Työ ja Vapaa-aika alle, joten suodattaessa pitää kliksutella kaikki halutut nimikkeet. Tämä on Sunsamassa selkeämpi. Toisaalta näin jyrkkä jaottelu ei ole edes välttämättä tarpeellista Ei ollenkaan mobiiliappia (tulossa) Ei ollenkaan selainversiota (ehdotettu ominaisuus)
- Ei ollenkaan viikkotavoitteita, kuten Sunsamassa (ei välttämättä tarvitsekaan) Ei GitHub-tukea, tosin ei tarvettakaan
Yhteensä 22/28 pistettä.
Viimeinen silaus ja muita appeja ei enää tarvita mihinkään
Nyt vaikuttaa siltä, että kunhan Akiflow kehittää toimivan mobiilisovelluksen ja loput ”puuttuvat” ominaisuudet niin Todoistilla ei enää tee mitään. Akiflow tekee tulevaisuudessa Todoistin ja Sunsaman tarpeettomaksi, sillä tällä yhdellä sovelluksella on potentiaalia saada aikaan kaikki mikä on aiemmin hoidettu useammalla appilla.
Tällä hetkellä näyttää siltä, että Akiflow on parista vajavaisuudestaan huolimatta Sunsamaa parempi sovellus, joten jatkan sen käyttämistä toistaiseksi. Sunsama menee roskiin, jos vielä kokeilujakson päätyttyäkin olen tyytyväinen sovellukseen.
Piditkö tekstistä? Tarjoa kahvit!
Sunsama - Työkalu tehtävien ja kalenterin organisointiin - Rollemaa
[…] Huom! Olen kirjoittanut aiheesta vieläkin uudemman tekstin: Akiflow – Astetta parempi sovellus tehtävien ja kalenterin hallintaan. […]